我院原有的档案管理系统开发于2002年，该系统投入使用后大大方便了档案的收集、整理和编研，节省了人力、物力和财力，提高了工作效率，实现了档案的信息化和科学化管理。但是，随着档案信息化的不断深入和计算机操作系统的不断更新，原有系统由于无法升级，已不能适应档案管理的需要，尤其在数据容量、新型门类管理、关系设定等方面存在较大缺陷。为此，我院对档案管理系统进行了改版升级并于近日顺利启用。

新启用的档案管理系统由深圳市深档档案技术有限公司研发，该系统能够提供档案信息的采集、整理、储存、查询、统计、借阅和库房管理等功能。实现方式则以现代化的存储技术、图像压缩技术、网络技术及数据库信息处理技术为主要手段，利用扫描设备、数模转换设备将存储于纸介质、磁介质上的文本文件以及多媒体文件进行档案数字化处理，并且以磁光盘作为存储介质，从而建立并完善从数据输入、原件存储、档案管理到检索利用的电子档案管理系统。具体体现在：

1、可将原有档案管理系统的数据自动生成新档案管理系统的检索卡片，实现原有档案信息数据的安全转移。

2、通过扫描等手段，将工作中产生的档案材料（包括图片、图像和多媒体文件）变成电子数据，存储在外部储存设备上，通过档案管理系统将这些数据文件与检索卡片进行挂接并分类，实现高效、便捷的电子档案应用与管理。

3、输入检索条件即可产生相关的档案数据，并为使用人员调阅相应电子卷宗，提供在线浏览。

4、通过电子卷宗的命名管理、目录管理、权限管理、身份认证与授权管理、借阅管理、备份管理等功能，提供可靠的维护手段和安全机制。

改版升级后的档案管理系统不仅可以应用于各种档案信息的管理，而且可以通过信息门类模板的定义，对归档前或不列入归档范围的各类资料信息实行管理和查询。在不修改任何系统软件的基础上，通过参数的定义即可使系统升级，以适应实际管理过程中产生的新需求和新变化。并且，该系统在用户的规范性、操作流程的全面性、存储方式的有效性、系统参数的可维护性、系统功能的可定制性、关键字段输入的继承性和有效性、检索方式的多途径性、资源利用的高效性、系统响应的快速性、其它系统数据的可用性和衔接性、数字化处理的可靠性等方面有大大的提升，该系统的应用将为提高办公自动化以及信息管理现代化提供良好的解决办法。

 

（供稿 办公室 陈艾奇）